Pensioen is na salaris de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde. Je zou daarom denken dat medewerkers willen weten wat ze nu hebben of wat ze in de toekomst krijgen. Toch blijkt het in de praktijk lastig te zijn om medewerkers echt betrokken te krijgen. 

​

​Een goed pensioencommunicatie traject begint met het in kaart brengen van de aanleiding voor de verandering. Waarom moet de pensioenregeling worden aangepast? Welke in- en externe aanleidingen zijn er? Gaat het om kostenbesparing of -beheersing? Zijn de risico’s te groot? Is de regeling niet meer marktconform, in lijn met de wetgeving of met de visie op belonen? Wat gebeurt er als de regeling niet wordt gewijzigd? Het antwoord op deze vragen vormt gelijk één van je kernboodschappen.

 

Begrijpen

Vaak is veranderingen in de pensioenregeling een gevoelig onderwerp. Het gaat om geld (vaak veel geld), het is ingewikkelde materie en vaak betekent het een versobering van het pensioen (in ieder geval in de beleving van de medewerkers). Leg dan maar eens uit dat het anders moet.

“Hoe zorgen we voor draagvlak?” en “Hoe leggen we uit dat de pensioenregeling anders moet?” zijn vragen die veel werkgevers hebben. Het antwoord mondt meestal uit in een nieuwsbrief en een presentatie over wat

de wijzigingen zullen zijn. In veel gevallen wordt wel gecommuniceerd over de inhoud van de (nieuwe) regeling en de afwegingen die zijn gemaakt. Maar het station van besluitvorming is dan vaak al gepasseerd. Terwijl het communiceren met de medewerkers juist in de eerste fase kan zorgen voor draagvlak en begrip voor de verandering. 

 

​

​

​

​

​

​

Betrekken

Werk aan het draagvlak door alle stakeholders tijdig te betrekken. Wie zijn betrokken en spelen een rol? Vaak zijn dit de Ondernemingsraad, HR, medewerkers, een vakbond, het pensioenfonds en de directie.

Iedere groep stakeholders vraagt om een eigen communicatieaanpak. Zorg ervoor dat alle betrokkenen zich aangesproken voelen. Zowel door de inhoud van de boodschap als de communicatievorm. Mensen hebben tijd nodig om aan een verandering te wennen. Geef ze die tijd dus.

​

Motiveren

Maak duidelijk wat de nieuwe regeling betekent voor iemand

zijn persoonlijke situatie. Wat kunnen ze verwachten, waar ze

terecht kunnen met vragen. Vaak is dit ook de fase waarin om

instemming wordt gevraagd van de medewerkers.

Een cruciale fase dus! 

 

Kritiek op de voorgestelde verandering of het veranderproces

kan echt bijdragen aan verbetering van het veranderplan.

Maken mensen zich oprecht zorgen over de gevolgen van de

verandering, neem deze kritiek dan serieus. Ook als er kritiek

is op de manier waarop de verandering gecommuniceerd wordt.

 

Activeren
Dit kan gaan om medewerkers activeren om instemming te geven,

maar regelmatig wordt in de nieuwe pensioenregeling ook meer

eigen initiatief van de medewerker verwacht, er zijn meer keuze

te maken, t.a.v. pensioeningangsdatum, beleggingkeuzes, extra

sparen etc. Hierbij is het van belang om educatieve tools inzetten

zoals uitlegvideo’s, checklists, online tooling of 'zeepkistsessies'.

Alles gericht op het in activeren van de medewerkers. 

Wie is aan zet? 
Bij veel pensioenveranderingstrajecten zijn HR en het pensioenfonds samen verantwoordelijk voor goede informatie. HR brengt medewerkers op de hoogte van de aanleiding en de inhoud van de nieuwe regeling. Het pensioenfonds informeert deelnemers over de impact van de wijziging op het pensioen. Deze informatie hangt onlosmakelijk met elkaar samen en kan niet los van elkaar worden gezien. Het is belangrijk om samen tot een heldere verhaallijn te komen waarbij beide partijen een eigen rol en verantwoordelijkheid nemen. Stem alle communicatie onderling af. Zo blijft de boodschap helder en consistent.

Een goede communicatiestrategie werpt zijn vruchten af bij het doorvoeren van een pensioenverandering. Pensioencommunicatie gaat over inhoud, begrip, beeldvorming, draagvlak en acceptatie.